Afvalcontracten en uitgangspunten

Hoe kan je de afvalinzamelaar duurzaam aanbesteden?|
Rapid circular contracting
Material Flow Management door samenwerken in partnerschap

 Hoe kan je de afvalinzamelaar duurzaam aanbesteden?

• Hoe zet je je duurzaamheidswensen uit op de markt?
• Hoe betrek je kleinere/lokale partijen?

Stap 1 Voorbereiding

• Afvalinventarisatie
• Draagvlak
• Stakeholders in kaart
• Aanbestedingsregels
• Inkoopstrategie

Stap 2 Inkoopstrategie

• Welke doelen wil je nastreven?
• De laagste prijs
• De beste prijs-kwaliteitverhouding
• Duurzaamheidsdoelen
• Bevorderen van innovatie
• Betrekken van MKB
• Welke dienstverlening neem je mee

Tip: Focus niet op prijs per inzameling, maar op volume en gewicht

Je duurzaamheidsdoelen

• Bijvoorbeeld:
• 0% restafval in 2030
• 50% afvalreductie in 2023
• 80% afvalscheiding in 2022
• Afvalvrij in 2030
• 100% circulair in 2030
• Vaak in lijn met nationaal beleid (= grondstoffenakkoord)
• 2030 50% minder gebruik van (primaire) grondstoffen
• 2050 een economie zonder afval

Definieer! Afvalvrij…- Betekent dat niks in de prullenbak, of mag scheiden wel?
Als scheiden mag, moet de inzamelaar dan zorgen voor 100% recycling?
En: tellen kringloopgoederen mee als afval?

Welke dienstverlening

• Inkoopstrategie is ook: wat is je vraag?
Het is meer dan alleen “het ophalen van afval”.
Ook:
• Advies over afvalpreventie
• Hulp bij afvalscheiding (voorlichting, inzamelmiddelen)
• Duurzaam transport
• Duurzame verwerking
• Meten en monitoren 

Heeft de afvalverwerker ook een rol bij: gebouw, preventie en afvalmanagement?

Voorbeeldvragen

1. Wat vindt u van de haalbaarheid van onze doelen, specifiek op logistiek en verwerking (in relatie tot het inkopen van het gerecyclede materiaal)?
• Welke risico’s en/of kansen ziet u?
• In hoeverre kunt u hier in adviseren of meewerken om deze doelen te behalen, ook op inkoop en gebruik?

2. Hoe kan de transparantie geborgd worden zodat deze aansluit bij de behoefte? Denk hierbij aan:

• Informatie over afkeur (en hoe controleert u de vervuilingsgraad?)
• Betrouwbare Afvaldata

3. Hoe kijkt u naar de doelstelling emissievrije logistiek, waar we toevoegen dat er een zo klein mogelijke impact op de omgeving is?
• Ziet u kansen of juist uitdagingen op het gebied van innovaties binnen uw bedrijf
• Hoe kijkt u aan tegen de ambitie voor gebiedsgebonden aanpak, ook wel white labeling?
• In hoeverre zit u een rol voor het verminderen van de vervoersbewegingen? (denk aan een hub)

4. Hoe is uw visie op verwerking zo lokaal mogelijk, om de milieu impact zo laag mogelijk te houden?
5. Hoe gaat u om met lokale initiatieven voor kleinere stromen? Welke flexibiliteit is er om bepaalde stromen eruit te halen?
6. Volledig bronscheiden t.o.v. bron- en nascheiden
• Rekening houdend met afkeur van de stromen om uiteindelijk de beste methode te kiezen om afval tot grondstof te kunnen inzetten

STAP 3: Keuze van de procedure

• Sociale en andere specifieke diensten
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging
• Versnelde procedure
• Concurrentiegerichte dialoog
• Prijsvraag
• Concessieovereenkomst
• Elektronische veiling
• Innovatiepartnerschap
• Dynamisch aankoopsysteem

Rapid circular contracting (RCC) = aanpak, niet procedure
Kies een procedure die proportioneel is bij het formaat van de opgave. Evt. vergoeding voor inspanning.

Stap 4: Het opstellen van eisen en criteria

• Toepassen in (evt.) de selectiefase (aanbieder) en de gunningsfase (aanbieding)
• Wat is voor jullie de beste aanbieder of aanbieding?
• Eis is ondergrens (knock-out), criterium geeft ruimte voor onderscheiding
• Bijvoorbeeld (bij selectie aanbieder):
• Eis: technische bekwaamheid
• Criterium: visie op circulaire economie

Op welke wijze krijg je je een aanbieding waarbij een afvalverwerker zich optimaal inzet voor het reduceren van restafval?

Prijscriteria
• Verschuiving: meer kwaliteit = hogere prijs
• Afhankelijk van: 1) transport, 2) inzamelmiddelen, 3) arbeid
• Overweeg financiële randvoorwaarden (o.b.v. marktconsultatie)
• Bodemprijs voorkomt prijsduikers met minimale kwaliteit
• Plafondprijs voorkomt te hoge aanbiedingen
• Extra voordeel: lineaire prijsformule tussen laagste en hoogste
• Voorkomt onevenredig verschil bij prijs dicht bij elkaar
• Zorg voor een juiste weging van prijs in inschrijving
• Ook: prijzenblad per onderdeel → beter vergelijken

Goed marktonderzoek nodig voor verkennen prijsbereik
10-30 % = de prijs de rest is de kwaliteit.

Soorten eisen
Algemeen
• Uitsluitingsgronden > witwaspraktijken (zie Pianoo)
• Financiële draagkracht > verzekering van min. EUR 500.000
• Technische vakbekwaamheid > gescheiden inzamelen van vertrouwelijke docs
Duurzaamheidseisen
• Scheiding en verwerking > gescheiden inzamelen en verwerken van GFT
• Transport > bij <3.500 kg minimaal Euro VI
• Bedrijfsvoering > beschikken over certificaat CO2-Prestatieladder 3
• Service > ter beschikking stellen van communicatiemiddelen

Soorten criteria

Hoe zorgt de aanbestedende dienst voor….
• Maximaliseren afvalreductie
• Minimaliseren restafval
• Maximaliseren gescheiden stromen
• Duurzame verwerking
• Duurzaam transport
• Goede dienstverlening (flexibiliteit, proactief, communicatie)
• Soepele implementatie
• Innovatie en veranderende markt
• Monitoring en transparantie

Antwoord inzamelaar:
- Bewustwordingscampagne
- Soorten bakken
- Advies locaties bakken
- Extra communicatiemiddelen
- Aantal stromen
- Analyse inhoud stromen
- Advies aan inkoopafdeling
- … [iets waar je nog niet aan gedacht hebt

Stap 5 Doorlopen procedure

1. Aankondigen
2. Aanmelden
3. Selecteren
4. Inschrijven
5. Gunnen
6. Afronden

Stap 6 Contract en KPI's

• Overweeg een langere looptijd, evt. met verlengingsmomenten
• Straalt vertrouwen uit
• 2 jaar voor ‘inwerken’ inzamelaar
• Dan targets waarmaken
• En investeringen terugverdienen
• Betrek (tijdig) een jurist
• Gebruik kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) die je tijdens het contract wil meten
• Inzicht in duurzaamheid
• Sturingsmiddel na gunning (kan als eis of criterium)
• Eventueel groeimodel afspreken
• Eventueel met beloningsstructuur

Wat voor afspraken maak je over transparant zijn in de gehele circulaire keten van afval tot nieuw product? En hoe houd je daar toezicht op?

Tips voor KPI's

1. Niet te gedetailleerd: welke info heeft de meeste waarde
2. Meet niet teveel onderwerpen
3. Pas op voor perverse prikkels
4. Overweeg een beloningsstructuur
• Beloning afhankelijk van de KPI-prestatie
• Verlenging contract bij realiseren KPI 

Op welke wijze borg je dat de afvalverwerker gedurende het contract zich optimaal inzet voor het reduceren van restafval?
De maximale looptijd van een raamcontract (4 jaar) volgens de Aanbestedingswet mag verlengd worden als dit goed gemotiveerd is

KPI’s duurzaamheid
• Afvalreductie > kg afval / student+fte
• Afvalscheiding > % afvalscheiding
• Verwerking > % (hoogwaardige) recycling na nascheiding
• Transport > CO2-eq / kg afval
• Bedrijfsvoering > energie-efficiëntie
• Service > aantal adviessessies per jaar

Stap 7 Contract management

• Betrek de contractmanager al vroeg in het inkoopproces
• Kies voor een intensieve samenwerking
• Wees flexibel: je kan niet alles overzien bij gunning
• Pak het professioneel op zodat je kan sturen op circulaire prestaties
• Meer tips: Pianoo

Deze ppt zie hier. 

Rapid circular contracting (Saxion)

1. De opdrachtgever stelt ambities en criteria vast
2. Selectie van partijen op basis van visie en ideeen 
3. Tekenen van een samenwerkings en ontwikkelcontract
4. Opdrachtgever en geselecteerde partijen ontwikkelen oplossing
5. Opstellen van Mutual Agreement Paper
6. Realisatie ontwerp
7. Opdrachtgever neemt oplossing in gebruik
8. Einde samenwerkingsverband en producten blijven in kringloop

Uitgangspunten
- Een zo circulair verantwoord mogelijke oplossing realiseren
- Meervoudige, maatschappelijke meerwaarde creëren
- Pareto Rul (80-20 regel)
- Kostenafweging
- Transparantie in kosten en afwegingen
- Deskundigheid boven hiërarchie
- Integriteit als fundament
- Besluiten op basis van consent beginsel

Aanbestedingsproces
- Vaststellen ambities
- Marktinformatiedag
- Aanbestedingsproces
- Commitment Contract
- Workout fase
- Touch down en Mutual Agreements Paper

Ambities Saxion
- Ambitie 1 : Zero Waste
- Ambitie 2 : Bewust en data gedreven
- Ambitie 3 : Creatie meerwaarde binnen onderwijs, onderzoek en regio
- Ambitie 4 : Partnerschap
- Ambitie 5 : Prijsvorming

Interview

Inschrijving + Vervolg
- Beoordeling op basis van visie, aanpak en kunde.
- Highlights inschrijving
- Vervolg en aanpak

Workout Fase

Material Flow Management door samenwerken in partnerschap (WUR)

▪ Visie circulaire bedrijfsvoering uitgangspunt
▪ Samenwerking en contractinrichting zelf ontworpen
▪ Ontwerp in marktconsultatie bevestigd
▪ Uitwerking in brede projectgroep met externe hulp
▪ Passende procedure en contractvorm

De opdracht

1. Het (laten) organiseren van de operationele en logistieke afvalinzameling en –verwerking 
2. Een expert/advies/regierol op het gebied van circulariteit en grondstoffenmanagement
▪ Gecombineerd in één partnerschap
▪ Gezamenlijk ontwikkelpad voor lange termijn, daarom overeenkomst voor maximaal 10 jaar
▪ Relationele overeenkomst i.p.v. transactioneel
▪ Maximaal jaarbudget

De ppt zie hier.